Google Drive se ha convertido en un gran competidor de Microsoft Office 365 tanto para el (Microsoft Office 365)almacenamiento(storage and office software) en la nube como para el software de oficina . Una de las razones de su popularidad es que puedes familiarizarte con los conceptos básicos muy rápidamente.
Si bien los conceptos básicos pueden ser fáciles de aprender, muchas de las mejores funciones pasan desapercibidas. De hecho, hay docenas de funciones ocultas en los menús de Hojas(Sheets) de cálculo , Documentos(Docs) y Google Drive .
Ya sea que esté buscando mejorar su productividad, quiera saber cómo buscar archivos más rápido o desee consejos para administrar sus copias de seguridad en la nube, Google Drive será más poderoso con algunos consejos avanzados de Google Drive : hemos seleccionado los mejores a continuación. .
Usar herramientas de búsqueda avanzada(Use Advanced Search Tools)
Uno de los mayores problemas que enfrentará al usar Google Drive con más frecuencia es encontrar archivos nuevamente. Afortunadamente, Google Drive tiene algunas funciones de búsqueda avanzada que puede usar para localizar archivos.
Haga clic en la barra de búsqueda(search bar ) y haga clic en Más herramientas de búsqueda(More search tools) . Ahora tiene una extensa lista de herramientas disponibles para afinar su búsqueda. Por ejemplo, puede elegir un tipo de archivo;(file type –) esto incluye cualquier cosa, desde fotos y presentaciones(Photos and presentations) hasta archivos y carpetas .zip. También puede buscar propietario, útil para buscar contenido compartido.
Eso es solo el comienzo. También puede filtrar los resultados por la última vez que se modificaron los archivos y también filtrar por el texto que se encuentra dentro del propio archivo. Por ejemplo, si escribió un artículo sobre una receta específica, pero solo recuerda un solo ingrediente que escribió dentro del artículo, puede encontrar la receta simplemente escribiendo el ingrediente en sí.
Acceder al historial y restaurar copias de seguridad en Google Docs & Sheets(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)
Google Docs y Google Sheets(Google Docs and Google Sheets) se guardarán automáticamente a medida que continúe trabajando en su documento. Sin embargo, muchas personas no saben que puede hacer clic en el texto Todos los cambios guardados en Drive(All changes saved in Drive) para ver y restaurar las revisiones anteriores.
Google Drive registrará automáticamente todos los cambios desde el principio de los tiempos, siempre que primero haya creado el archivo en Google Drive . Y con solo un botón puedes restaurar versiones anteriores. Alternativamente, simplemente desplácese por las revisiones anteriores y haga clic en cada una para resaltar todos los cambios.
Esto puede ser útil cuando elimina texto antiguo que necesita nuevamente en el futuro, o si necesita verificar ediciones anteriores para ver si faltan detalles. También puede hacer clic en cualquier revisión anterior y cambiarle el nombre para que sea más fácil de encontrar y administrar en el futuro.
Restringir permisos a ciertas celdas en hojas de cálculo de Google(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)
Es muy fácil compartir archivos de Hojas de cálculo y Documentos de Google(share Google Sheets and Docs files) para colaborar con otros. Simplemente haga clic en (Just click) File > Share > Get Shareable Link. Sin embargo, tan pronto como establezca los permisos para que cualquier persona con ese enlace pueda editar su documento, puede realizar cambios en absolutamente cualquier cosa de forma predeterminada.
En Hojas(Google Sheets) de cálculo de Google y, con suerte, en Documentos de Google(Google Docs) en el futuro, puede bloquear manualmente ciertas secciones para que nadie más que el propietario original pueda editarlas. Esto podría ser muy beneficioso para cuando está trabajando en un documento con un grupo grande, pero necesita ciertos rangos protegidos contra la eliminación accidental.
Para comenzar, haga clic y arrastre el área que desea proteger, haga clic con el botón derecho y luego haga clic en Proteger rango( Protect Range) . A partir de ahí, se abrirá un nuevo panel en el lado derecho de su pantalla. Proporcione una descripción al rango para que pueda entender de qué se trata más adelante y luego haga clic en Establecer permisos(Set permissions) .
Ahora puede configurar el rango para que solo lo pueda editar el propietario, útil para columnas y filas ancladas. O puede establecer permisos para personas específicas por correo electrónico, útil si desea bloquear ciertas páginas o filas para diferentes tareas.
Cree rápidamente nuevo contenido con enlaces rápidos(Quickly Create New Content With Quick Links)
Si desea crear rápidamente un documento sin visitar Google Drive y pasar por la interfaz de usuario, puede ahorrar tiempo escribiendo la siguiente dirección en la barra de direcciones de su navegador(browser address bar) . Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Google(Google account) correcta antes de hacer esto.
- Doc.new – Nuevo proyecto de Google Docs
- Sheets.new – Nuevo proyecto de Hojas de cálculo de Google
- Presentation.new – Nueva presentación de Google
- Sites.new – Nuevo proyecto de Google Sites
Después de usar estos enlaces solo una vez, volverán a aparecer como sugerencias la próxima vez que los escriba en la barra de direcciones de su navegador(browser address bar) . Entonces, crear un nuevo documento podría ser tan fácil como escribir D en la barra de direcciones de su navegador.
Solo recuerde, deberá mover el documento a una carpeta más tarde si desea organizar sus archivos un poco mejor.
Convertir Word a PDF o PDF a documento de Word(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)
Una vez que haya terminado con un documento de Google Docs(Google Docs document) , puede convertirlo en un PDF muy fácilmente. Simplemente haga clic en (Simply click) File > Download > PDF . También hay muchas opciones aquí para otros formatos de archivo, incluido texto sin formato(plain text) ( .txt ), una publicación EPUB(EPUB publication) ( .epub ) y un archivo de Microsoft Word(Microsoft Word file) ( .docx ).
También puede hacerlo al revés cargando un archivo .PDF(.PDF file) en su disco y luego haciendo clic en él para abrir la vista previa y luego haga clic en Abrir con Google Docs(Open With Google Docs) . El resultado que obtenga en Google Docs dependerá de cómo se creó el archivo .PDF(.PDF file) , pero a veces podrá editar el texto dentro del PDF y también editar otros elementos.
A veces, la importación puede aparecer como una página en blanco. Esto suele ocurrir si una imagen se ha convertido a PDF . Una vez que haya terminado con la edición, simplemente haga clic en File < Download y elija un tipo de archivo adecuado.
Crea dibujos o diagramas fácilmente(Create Drawings Or Diagrams Easily)
Probablemente sea mejor usar una herramienta de terceros(party tool) si necesita gráficos detallados, pero si necesita ser rápido, hacer clic en Insert < Drawing < New puede ser una forma rápida de crear un dibujo.
Se le brindan las herramientas para dibujar, crear formas básicas, agregar texto e importar otras imágenes también. Incluso hay herramientas para cambiar la posición y el tamaño(position and size) de las formas y alinear las formas para lograr simetría. Una vez que haya terminado, puede hacer clic en guardar y cerrar(save and close) y se importará a su documento. Esta función está disponible en todo el conjunto de aplicaciones de Google Drive(Google Drive apps) .
