Cree listas de verificación con casillas de verificación y cómo editarlas en Microsoft Word

¿Necesita crear un documento de Word^{(Word document)} con listas de verificación que desea que las personas completen en papel? ¿Desea crear un documento que se use digitalmente y pedirle a las personas que marquen las casillas en una lista de verificación, en Microsoft Word ? Crear listas de verificación en Microsoft Word es bastante simple para documentos impresos y un poco más complicado para formularios que se pueden verificar en la computadora. Vea cómo hacer ambas cosas, para que esté listo para su próxima lista de tareas o formulario en línea con casillas de verificación:

NOTA^(NOTE) : este tutorial se aplica a las versiones de escritorio de Microsoft Word , que se encuentran en Microsoft Office y Office 365 . No se aplica a las versiones móviles de Word , como las que se encuentran de forma gratuita, en tabletas con Windows 10 , o en dispositivos con ^{(Windows 10)}Android e iOS^{(Android and iOS)} .

Cómo crear una lista de verificación en Microsoft Word , para imprimir

Una lista de verificación para imprimir significa que imprime el documento resultante y marca los elementos en papel. La forma más sencilla de crear una lista de este tipo es crear un tipo especial de lista con viñetas^{(bullet list)} . Seleccione las líneas que desea transformar en una lista de verificación (también puede comenzar desde una línea vacía y escribir los elementos de su lista de verificación después). En Word , vaya a la pestaña Inicio en la ^(Home)cinta y busque^{(ribbon and look)} la sección Párrafo^(Paragraph) .

Haga clic^(Click) o toque la flecha en el botón de la lista de viñetas^{(bullet list button)} . En el menú que se abre, seleccione «Definir nueva viñeta…».^{(«Define New Bullet….»)}

En la ventana emergente llamada Definir nueva viñeta^{(Define New Bullet)} , haga clic o toque Símbolo^(Symbol) .

En la ventana Símbolo , asegúrese de que la ^(Symbol)Fuente^(Font) seleccionada sea Wingdings .

Seleccione el cuadro rectangular de la lista de caracteres o complete^{(character list or fill)} el código de carácter ^{(character code)} 111 . También tiene la opción de seleccionar cajas 3D (códigos de carácter 113 y 114 ).

Una vez que haya terminado de seleccionar el carácter de su lista^{(checklist character)} de verificación , presione OK en la ventana Símbolo y nuevamente en ^(Symbol)Definir nueva viñeta^{(Define New Bullet)} . La lista se muestra ahora con casillas de verificación que puede imprimir y marcar en papel.

Si desea ampliar su lista, coloque el cursor al final de una línea en su lista y presione ^{(list and press)} ENTER . La nueva línea comienza automáticamente con el carácter de casilla^{(checkbox character)} de verificación .

Cómo crear una lista de verificación para que un formulario se complete en Word , y no en papel

Si desea crear una lista de verificación que se pueda marcar como marcada, en Microsoft Word , debe usar una función diferente llamada Control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} . Se accede a esta característica a través de una pestaña en la cinta llamada Desarrollador^(Developer) que no se muestra de forma predeterminada en Microsoft Word . Nuestro primer paso es, por lo tanto, abrir esta pestaña en la cinta. Haga clic con el botón derecho o toque y mantenga presionado^{(tap and hold)} cualquier lugar de la cinta. En el menú contextual^{(context menu)} que aparece, seleccione «Personalizar la cinta…».^{(«Customize the Ribbon….»)}

Se abre la ventana con Opciones de Word^{(Word Options)} y se selecciona Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} de opciones a la izquierda. En la segunda columna, marque la casilla de Desarrollador^(Developer) y presione Aceptar^(OK) .

Ahora finalmente podemos agregar casillas de verificación en documentos de Microsoft Word . Para hacer eso, haga clic o toque la pestaña Desarrollador^(Developer) que se muestra recientemente . Haga clic o toque el ^(Click)botón de casilla^{(checkbox button)} de verificación marcado en la sección Controles^(Controls) para insertar un nuevo elemento de casilla^{(checkbox element)} de verificación .

Después de insertar el control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} , el cursor permanece dentro del elemento de control^{(control element)} .

Puede probar el marcado y desmarcado^{(marking and unmarking)} del control presionando la barra espaciadora^(Spacebar) o haciendo doble clic en él. Para salir del control y continuar editando la lista de verificación, presione la tecla de flecha derecha un par de veces.

Si desea agregar el Control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} a otras líneas, coloque el cursor al comienzo de cada línea y haga clic^{(line and click)} o toque el botón Control de contenido de la casilla de verificación ^{(Check Box Content Control)} o copie^{(button or copy)} y pegue un control existente.

NOTA^(NOTE) : El control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} se comporta como un carácter especial que se inserta en el texto. No está formateando el texto existente, sino que es más bien una pieza separada de contenido. Si selecciona el texto antes de hacer clic o tocar el botón Control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} , se elimina el texto seleccionado y lo reemplaza con un Control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} . La otra implicación es que debe copiar y pegar el control al comienzo de cada línea que forma parte de su lista de verificación (los controles no aparecen automáticamente cuando agrega nuevos elementos en la lista).

Cómo modificar los símbolos utilizados para marcar la lista de verificación en un formulario, en Microsoft Word

Puede decidir modificar los caracteres utilizados en su lista de verificación creada con el control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} . Digamos que queremos reemplazar el cruce predeterminado^{(default crossing)} de la casilla de verificación con una X con un símbolo de marca^{(checkmark symbol)} de verificación . Puedes usar el personaje que quieras. Aquí está cómo hacer esto:

Primero, haga clic dentro del control de contenido de la casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} que desea modificar y luego haga clic en Propiedades^(Properties) en la sección Controles^(Controls) de la pestaña Desarrollador .^(Developer)

En la ventana Propiedades de control de contenido , presione el botón ^{(Content Control Properties)}«Cambiar…»^{(«Change…»)} cerca del símbolo ^{(Checked symbol)}marcado^{(Unchecked symbol)} o el símbolo no marcado , según cuál desee cambiar. En nuestro ejemplo, cambiamos el símbolo Marcado^{(Checked symbol)} .

El carácter que queremos es parte de la fuente Wingdings 2 , por lo tanto, seleccionamos «Windings 2» en la lista desplegable de Fuente^(Font) .

Seleccione el carácter deseado en la lista. Nuestro personaje tiene el código 80 . Presione Aceptar^(OK) cuando haya terminado en la ventana Símbolo y luego nuevamente en ^(Symbol)Propiedades de control de contenido^{(Content Control Properties)} .

Cuando presiona la barra espaciadora^(Spacebar) o hace doble clic en el control, el carácter que se muestra cuando está marcado es el seleccionado en el paso anterior.

Tenga^(Please) en cuenta que debe copiar y pegar el control modificado para mantener el mismo comportamiento para los elementos nuevos en la lista de verificación. Cuando presiona el Control de contenido de casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} en la cinta, Word inserta el Control de contenido de casilla de verificación ^{(Check Box Content Control)}predeterminado estándar^{(standard default)} .

Cómo bloquear la lista de verificación para cambios de texto en un formulario de Microsoft Word

Una vez que su lista creada con Control de contenido de casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} esté lista para usar en Microsoft Word , es posible que le preocupe que durante la verificación de la lista, usted u otras personas puedan cambiar sin darse cuenta el texto asociado con cada elemento. Microsoft Word ofrece una función que soluciona este problema por usted. Las casillas de verificación se pueden marcar o desmarcar, pero el texto de la lista está protegido.

Primero, seleccione la lista de verificación que desea proteger de los cambios. Vaya a la pestaña Desarrollador^(Developer) en Microsoft Word. En la sección Controles , haga clic en ^(Controls)Agrupar^(Group) y seleccione Agrupar^(Group) en la lista desplegable.

La lista de verificación está protegida. Si alguien intenta modificar la lista de verificación, recibe la advertencia: » No puede realizar este cambio porque la selección está bloqueada». ^{(You can’t make this change because the selection is locked.»)}La advertencia se muestra en la barra de estado^{(status bar)} de Microsoft Word y los cambios intentados se ignoran.

NOTA^(NOTE) : La precaución aquí es que Word no le permite colocar un control de contenido de casilla de verificación^{(Check Box Content Control)} como el primer o último elemento de la selección. Debe insertar y seleccionar un espacio adicional o una nueva línea para asegurarse de que las casillas de verificación estén completamente dentro de la selección.

¿Imprime sus listas de verificación o las usa en documentos de Microsoft Word que completa en su computadora?

¿Cuál es su preferencia para las listas de verificación en Microsoft Word ? ¿Los imprimes o los marcas dentro de documentos de Microsoft Word ? Vivimos en la era digital y, sin embargo, el humilde papel se sigue utilizando desafiando los sofisticados dispositivos que nos rodean. Háganos saber su preferencia en la gestión de listas de verificación dejando un comentario a continuación.

Do you need to create a Word document with checklists that you want people to complete on paper? You want to creatе a document that is used digitally, and аsk people to check boxes in a chеcklist, in Microsoft Word? Crеating checklists in Microsoft Word іs quite simple for printed documents and a bit more complicated for forms that can be checked on the computer. See how to do both, so that you are ready for your next to do lіst or online form with checkboxes:

NOTE: This tutorial applies to the desktop versions of Microsoft Word, found in Microsoft Office, and Office 365. It does not apply to the mobile versions of Word, like those found for free, on Windows 10 tablets, or on devices with Android and iOS.

How to create a checklist in Microsoft Word, for printing

A checklist for printing means you print the resulting document and mark the items on paper. The easiest way to build such a list is to create a special kind of bullet list. Select the lines you want to transform into a checklist (you can start from an empty line as well and write your checklist elements afterward). In Word, go to the Home tab on the ribbon and look for the Paragraph section.

Click or tap on the arrow in the bullet list button. In the menu that opens, choose «Define New Bullet….»

In the pop-up window called Define New Bullet, click or tap Symbol.

In the Symbol window, make sure the Font selected is Wingdings.

Select the rectangular box from the character list or fill in the character code 111. You also have the option of selecting 3D boxes (character codes 113 and 114).

Once you are done selecting your checklist character, press OK in the Symbol window and again in Define New Bullet. The list is displayed now with checkboxes that you can print and mark on paper.

If you want to expand your list, position your cursor at the end of a line in your list and press ENTER. The new line automatically starts with the checkbox character.

How to create a checklist for a form to be filled in Word, and not on paper

If you want to create a checklist that can be marked as checked, in Microsoft Word, you need to use a different feature called Check Box Content Control. This feature is accessed through a tab in the ribbon called Developer that is not shown by default in Microsoft Word. Our first step is, therefore, to bring up this tab in the ribbon. Right-click or tap and hold anywhere on the ribbon. In the context menu that appears, choose «Customize the Ribbon….»

The window with Word Options opens up and Customize Ribbon is selected on the left. In the second column check the box for Developer and press OK.

Now we can finally add checkboxes in Microsoft Word documents. To do that, click or tap the newly shown Developer tab. Click or tap the marked checkbox button in the Controls section to insert a new checkbox element.

After the Check Box Content Control is inserted, the cursor remains inside the control element.

You can test the marking and unmarking of the control by pressing Spacebar or by double-clicking on it. To exit the control and continue editing the checklist, press the right arrow key a couple of times.

If you want to add the Check Box Content Control to other lines, place the cursor at the beginning of each line and click or tap the Check Box Content Control button or copy and paste an existing control.

NOTE: The Check Box Content Control is behaving like a special character that you insert in the text. It is not formatting existing text, but it is rather a separate piece of content. If you select the text before you click or tap on the Check Box Content Control button, it deletes the selected text and it replaces it with a Check Box Content Control. The other implication is that you need to copy and paste the control at the beginning of each line that is part of your checklist (the controls do not appear automatically when you add new elements in the list).

How to modify the symbols used to mark the checklist in a form, in Microsoft Word

You may decide to modify the characters used in your checklist built with the Check Box Content Control. Let’s say that we want replace the default crossing of the checkbox with an X with a checkmark symbol. You can use whatever character you want. Here is how to do this:

First, click inside the Check Box Content Control that you want to modify, and then click Properties in the Controls section of the Developer tab.

In the Content Control Properties window, press the «Change…» button near Checked symbol or Unchecked symbol, depending on which one you want to change. In our example, we change the Checked symbol.

The character we want is part of the Wingdings 2 font, therefore we select «Windings 2» in the drop-down list for the Font.

Select the desired character in the list. Our character has the code 80. Press OK when done in the Symbol window and then again in Content Control Properties.

When you press the Spacebar or double-click the control, the character shown when marked is the one selected in the previous step.

Please keep in mind that you need to copy and paste the modified control to keep the same behavior for new elements in the checklist. When you press the Check Box Content Control in the ribbon, Word inserts the standard default Check Box Content Control.

How to lock the checklist for text changes in a form from Microsoft Word

Once your list built using Check Box Content Control is ready for use in Microsoft Word, you might worry that during the checking of the list, you or others may inadvertently change the text associated with each element. Microsoft Word offers a feature that takes care of this problem for you. The checkboxes can be marked or unmarked, but the text from the list is protected.

First, select the checklist that you want to secure from changes. Go to the Developer tab in Microsoft Word. In the Controls section, click Group, and select Group from the drop-down list.

The checklist is secured. If anyone attempts to modify the checklist, they get the warning: «You can’t make this change because the selection is locked.» The warning is shown on the status bar of Microsoft Word and the attempted changes are ignored.

NOTE: The caution here is that Word does not let you put a Check Box Content Control as the first or the last element in the selection. You need to insert and select an additional space or a new line to ensure the checkboxes are completely inside the selection.

Do you print your checklists or do you use them in Microsoft Word documents that you complete on your computer?

What is your preference for checklists in Microsoft Word? Do you print them or do you mark them inside Microsoft Word documents? We live in the digital age, and yet the humble paper continues to be used defying the sophisticated devices that surround us. Let us know your preference in managing checklists by leaving a comment below.

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