Cómo usar la aplicación de pizarra de Windows 10

Los trabajadores de oficina de^(Office) todo el mundo han experimentado cambios drásticos en su forma de trabajar durante los últimos 15 meses aproximadamente. Casi^(Almost) de la noche a la mañana, la pandemia mundial^{(global pandemic)} obligó a los empleadores a pasar a una fuerza laboral remota. Y ahora que algunas personas regresan a sus oficinas mientras que otras continúan trabajando de forma remota, se necesitan nuevas herramientas para respaldar acuerdos de trabajo flexibles.

Las empresas de software han estado implementando constantemente formas nuevas y mejoradas de colaborar de forma remota^{(collaborate remotely)} y en situaciones de reuniones híbridas. Por ejemplo, Microsoft lanzó recientemente una versión actualizada de su aplicación Whiteboard para Windows 10 . Viene con una interfaz de usuario renovada y algunas características nuevas. Le mostraremos cómo encontrar e instalar la aplicación Whiteboard modernizada y le daremos algunos consejos para usarla.

Cómo obtener la nueva aplicación Whiteboard

La nueva aplicación Whiteboard está disponible a través de Microsoft Store . Si su organización ha restringido el acceso a la Tienda^(Store) , hable con su equipo de TI para obtener acceso a la nueva aplicación Whiteboard . Si tiene acceso, visite Microsoft Store en un navegador web y busque Whiteboard . Luego, seleccione la aplicación Microsoft Whiteboard y siga las instrucciones para instalarla.

Alternativamente, utilice el cuadro de búsqueda de Windows . Seleccione la pestaña Aplicaciones^(Apps) y busque la pizarra^(whiteboard) . Seleccione Buscar aplicaciones en Microsoft Store^{(Search for apps in the Microsoft Store)} y Store se abrirá en su ventana.

Verá la aplicación Microsoft Whiteboard en los resultados de búsqueda. Seleccione Microsoft Whiteboard y siga los pasos para instalar la aplicación en su máquina con Windows 10.

Si aún no inició sesión en su cuenta de Microsoft , en algún momento durante este proceso, verá un mensaje para iniciar sesión con una cuenta de Microsoft gratuita o una cuenta de Microsoft 365 .

Cómo usar la aplicación de pizarra

La primera vez que use Whiteboard , notará lo blanca^(white) que es.

La aplicación en sí tiene cuatro secciones principales:

La flecha de navegación. Seleccione esto para ver una lista de todas las pizarras que ha guardado.
La esquina superior derecha de Whiteboard es donde puede agregar un colaborador, iniciar y cerrar sesión en su cuenta de Microsoft y acceder a la configuración de Whiteboard .
Verá una barra de herramientas en la parte inferior de la aplicación donde puede elegir herramientas. Aquí también encontrará los botones de deshacer^(undo) y rehacer .^(redo)
El espacio de trabajo principal. Esta es la principal área de colaboración.

Cómo invitar a ^(Invite) otros^(Others) a su pizarra^(Whiteboard)

Lo primero que probablemente querrá hacer es invitar a alguien a colaborar con usted. Seleccione el icono Invitar a alguien^{(Invite someone)} y active el enlace para compartir en la web para crear un enlace a esta pizarra específica. Entonces puedes compartir ese enlace con otros.

Si está utilizando una cuenta personal de Microsoft , puede compartir el vínculo generado con otras cuentas personales. Si tiene una cuenta de organización, puede compartir con otras cuentas de la misma organización.

No puede^{(cannot )} usar Whiteboard para colaborar con alguien externo a su organización. Los usuarios de cuentas personales de Microsoft deben usar la aplicación instalada y no la versión del navegador. ^{(Personal Microsoft)}Con suerte^(Hopefully) , Microsoft facilitará la colaboración sin importar el tipo de cuenta que tenga.

Herramientas de pizarra de Microsoft

Las herramientas de pizarra tradicionales siempre están disponibles a través de la barra de herramientas en la parte inferior de la aplicación Whiteboard .

Puedes elegir:

la pluma^(pen) _ Escribe^(Write) directamente en la pizarra con esta herramienta. Personalízalo eligiendo el color del bolígrafo. También verá un resaltador, un borrador, una regla y una herramienta de lazo.

La regla^(ruler) puede ser útil, pero definitivamente querrás saber cómo girarla, y no es inmediatamente obvio cómo hacerlo. Seleccione la regla, mantenga presionada la tecla Alt y luego use la rueda de desplazamiento del mouse o las teclas de flecha del teclado para girar la regla.

Agregue texto o una ^{(Add text )}nota^(note) adhesiva . Si prefiere escribir que garabatear torpemente con la herramienta Pluma, seleccione una de estas herramientas. Para agregar texto directamente a la pizarra (en lugar de una nota adhesiva), haga clic en la pizarra y comience a escribir.

Haga clic derecho para acceder a los botones para seleccionar todo^{(select all)} y pegar^(paste) . Cuando seleccione el texto que ha escrito, obtendrá acceso a las herramientas para copiar^(copy) , pegar^(paste) , cortar^(cut) y eliminar^(delete) . Para ajustar el tamaño del texto tanto para el texto como para las notas adhesivas^{(sticky notes)} , cambie el tamaño del cuadro arrastrando la esquina inferior derecha.

Para agregar una imagen a la pizarra, haga clic con el botón derecho en la pizarra y seleccione el botón Agregar imagen^{(Add image)} o elija el botón de menú Imagen^{(Image menu)} en la barra de herramientas en la parte inferior.

Si selecciona el menú Imagen^{(Image menu)} , puede elegir Imagen de biblioteca, Imagen^{(Library image)} de Bing^{(Bing image)} o Cámara^(Camera) .

Seleccione el botón de menú Insertar^{(Insert menu)} en la barra de herramientas para obtener varias opciones. Elija Cuadrícula de notas^{(Note grid)} para insertar varias notas adhesivas a la vez. Lista^(List) comenzará una lista con viñetas con opciones para que a sus colaboradores les guste una entrada en la lista.

También puede insertar documentos como PDF^(PDFs) y archivos de Word o PowerPoint . Se le pedirá que decida si desea insertar el documento completo o las páginas seleccionadas.

Insertar plantillas

Ocultas dentro del menú Insertar^{(Insert menu)} en la barra de herramientas hay plantillas, posiblemente la característica más genial de Microsoft Whiteboard . Estas son algunas de las mejores plantillas que puede elegir.

La plantilla Lluvia^{(Brainstorming)} de ideas agrega varios componentes a la pizarra para ayudarlo a realizar un seguimiento de las ideas. Incluye reglas para la lluvia de ideas, una agenda, una lista de seguimiento y una cuadrícula de notas.

La plantilla Retrospectiva^{(Retrospective)} lo ayuda a usted y a su equipo a evaluar su trabajo reciente y cómo planificar para un mayor éxito en el futuro.

La plantilla de reunión efectiva^{(Effective Meeting)} le brinda una agenda, una lista de seguimiento y un estacionamiento para realizar un seguimiento de los temas para discutir más adelante.

Utilice la plantilla de análisis FODA^{(SWOT Analysis)} para trazar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su equipo.

La plantilla de planificación del proyecto^{(Project Planning )} lo ayuda a enumerar los objetivos, los entregables clave, las partes interesadas y los riesgos de su proyecto, junto con las cosas que están fuera del alcance del proyecto.

Si está en el modo de resolución de problemas^{(Problem Solving)} , hay una plantilla para eso. Te pregunta: “¿Qué pasó? ¿Por qué sucedió? ¿Qué debería pasar?» y «¿Cómo evitamos que vuelva a suceder?»

Para los desarrolladores de productos, el mapa de empatía^{(Empathy Map)} es útil para pensar en la experiencia del usuario.

Por último, intente usar la plantilla de Persona Builder para organizar los datos sobre la audiencia de su producto o servicio.

No tan intuitivo, pero útil

Microsoft Whiteboard no es la aplicación más intuitiva y nos encontramos con algunas fallas mientras la usábamos. Habiendo dicho eso, una vez que aprenda los entresijos, estará posicionado para aprovechar todas sus características.

Office wоrkers across the globe have experienсed stark сhanges to the wаy thеу work over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is.

The app itself has four main sections:

The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others.

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization.

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app.

You can select:

The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool.

The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing.

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom.

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list.

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages.

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience.

Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

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