Cómo crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

La combinación de correspondencia en Microsoft Word le permite enviar cartas y correos electrónicos personalizados sin tener que personalizar cada carta. Puede preparar su documento de la manera que desee y agregar marcadores de posición para los diversos campos de datos que desea completar dinámicamente desde una fuente de datos.

Por ejemplo, puedes preparar una sola carta para todos tus amigos preguntándoles cómo les va pero con la posibilidad de cambiar los nombres y las ciudades de forma dinámica en la carta. De esta manera, su carta genérica a John mencionará su nombre y su ciudad, y la misma carta a Mike tendrá el nombre de Mike y su ciudad en su carta.

Cree su lista de destinatarios en una hoja de cálculo de Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Deberá recopilar una lista de destinatarios y sus datos en una única fuente de datos. Una manera fácil de hacer esto es crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel y agregarle todos los datos de sus destinatarios. Luego puede recuperar estos datos de Excel en la carta de combinación^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} de correspondencia en Microsoft Word.

Utilice la búsqueda del menú Inicio^{(Start Menu)} para buscar y abrir Microsoft Excel .

Haga clic en la pestaña Inicio en la barra lateral izquierda y elija Libro de trabajo en ^(Home)blanco^{(Blank workbook)} en el panel lateral derecho. Esto creará una hoja de trabajo en blanco para usted.

Comience^(Start) a ingresar datos para sus destinatarios de combinación de correspondencia. Asegúrese^(Make) de usar la primera fila para los encabezados de sus datos. Si va a ingresar el nombre de alguien, use Nombre^(Name) como encabezado en la primera fila, y así sucesivamente.

En el siguiente ejemplo, hemos creado una tabla con algunos datos para cuatro personas. Crearemos una carta de combinación de correspondencia personalizada para cada una de estas personas en Microsoft Word .

Haga clic en el menú Archivo en la parte superior, elija ^(File)Guardar^(Save) en la barra lateral izquierda y haga clic en el botón Examinar^(Browse) .

Navegue^(Navigate) a su escritorio, ingrese un nombre para su hoja de cálculo de Excel y haga clic en el botón ^(Excel)Guardar^(Save) para guardar la hoja de cálculo en su escritorio. Esto hará que encontrar su hoja de cálculo sea más fácil cuando la use en Microsoft Word .

Puede cerrar Microsoft Excel en su computadora.

Prepare su documento en Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Tendrás que escribir una carta genérica que quieras enviar a cada uno de tus destinatarios^{(send to each of your recipients)} . Esta carta debe contener la información que es común a todos los destinatarios. Algunos ejemplos incluyen escribir la línea de saludo, preguntar cómo les va, compartir sus pensamientos, etc.

Mantenga los campos en blanco donde desea que aparezca la información de sus destinatarios. Lo agregará más adelante cuando inicie la combinación de correspondencia en Microsoft Word .

Inicie Microsoft Word desde el menú Inicio^{(Start Menu)} en su computadora.

Haga clic en Inicio^(Home) en la barra lateral izquierda y seleccione Documento en blanco^{(Blank document )} en el panel lateral derecho. También puede usar una plantilla si lo desea.

Se abrirá un documento en blanco. Escribe la carta que quieras enviar a tus destinatarios.

Puede usar cualquier color, formato, estilo de fuente y otros elementos que desee. Hemos creado la siguiente carta simple para enviar a nuestros destinatarios. La carta tendrá el nombre de la persona en la parte superior y su ciudad en la parte inferior.

Mantenga el documento abierto, ya que combinará la correspondencia en la sección a continuación.

Crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word le permite crear una combinación de correspondencia utilizando el asistente paso a paso. Esto hace que sea extremadamente fácil para usted elegir la carta que desea usar, agregar los destinatarios que necesita y cambiar dinámicamente el contenido de la carta.

Mientras su carta aún está abierta en Word , haga clic en la pestaña^(Mailings) Correos en la parte superior, seleccione la opción Iniciar combinación de correspondencia y elija ^{(Start Mail Merge)}Asistente de combinación de correspondencia paso a paso^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

Aparecerá un nuevo panel en el lado derecho de la pantalla. En la primera sección que dice Seleccionar tipo de documento^{(Select document type)} , elija Cartas^(Letters) . Puede elegir Mensajes de correo electrónico^{(E-mail messages)} si desea enviar su carta por correo electrónico.
Luego haga clic en Siguiente: documento inicial^{(Next: Starting document)} en la parte inferior para continuar.

En la siguiente pantalla, Word le preguntará qué documento desea usar para la combinación de correspondencia. Haga clic en la opción Usar el documento actual^{(Use the current document)} para usar su carta actual para la tarea.
Si su carta está en otro archivo de Word , haga clic en ^(Word)Iniciar desde un documento existente^{(Start from existing document)} para abrir ese archivo.
Luego haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios^{(Next: Select recipients)} en la parte inferior.

En la sección Seleccionar destinatarios^{(Select recipients)} , seleccione Usar una lista existente^{(Use an existing list)} . Esto se debe a que ya ha creado una hoja de cálculo de Excel que contiene los datos de sus destinatarios.
Puede seleccionar la opción Escriba una nueva lista^{(Type a new list)} si aún no ha recopilado los datos de sus destinatarios.
Luego haga clic en Examinar^(Browse) para importar su hoja de cálculo de Excel.

Navegue^(Navigate) a su escritorio y haga doble clic en la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Esto abrirá la hoja de cálculo en Microsoft Word .
Word le preguntará qué hoja le gustaría usar de su hoja de cálculo. Seleccione la hoja que contiene sus datos, marque la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna y haga clic en ^{(First row of data contains column headers)}Aceptar^(OK) .

Word le permite seleccionar los destinatarios que desea usar para la combinación de correspondencia si no desea usar a todos los que están en la lista. Marque^(Checkmark) las casillas de las personas que desea incluir en sus cartas.
Puede usar las opciones de refinamiento debajo de la lista para ordenar y filtrar sus destinatarios. Ordenar^(Sorting) le permite ordenar sus registros en orden ascendente y descendente. El filtrado^(Filtering) le permite comparar los campos y filtrar los que no necesita.
Finalmente, haga clic en Aceptar^(OK) en la parte inferior.

Haga clic en Siguiente: escriba su carta^{(Next: Write your letter)} en la parte inferior.
La siguiente pantalla le permite usar sus campos de datos en su carta. Para usar esto, coloque el cursor donde desee agregar un campo de datos en la carta y haga clic en Más elementos^{(More items )} en el panel lateral derecho.

Elija el campo de datos que desea agregar y haga clic en Insertar^(Insert) en la parte inferior.

Querrá agregar todos sus campos de datos a la carta para que sus cartas tengan toda la información requerida. Luego haga clic en Siguiente: Vista previa de sus cartas^{(Next: Preview your letters)} .

Puede obtener una vista previa de las cartas que se generarán como resultado de su combinación de correspondencia. Haga clic en los iconos de flecha izquierda y derecha para ver las cartas de cada uno de sus destinatarios.
Luego haga clic en Siguiente: Completar la combinación^{(Next: Complete the merge)} .

Ahora puede hacer clic en Imprimir^(Print) para imprimir estas cartas personalizadas o seleccionar Editar cartas individuales^{(Edit individual letters)} para editar estas cartas.

La^(Mail) combinación de correspondencia es, de hecho, una gran característica de ahorro de tiempo en Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

¿Sabía que puede combinar varios documentos en Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Eso ayudará si ya ha escrito sus cartas personalizadas y desea combinarlas en un solo archivo.

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
Then click Next: Select recipients at the bottom.

Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
Finally, click OK at the bottom.

Click Next: Write your letter at the bottom.
The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
Then click Next: Complete the merge.

You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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Create a Mail Merge In Microsoft Word

Autor: Jaime David

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