Cómo el chat de Google Docs lo ayuda a colaborar en documentos

El chat de Google Docs^{(Google Docs)} es una herramienta muy eficaz para colaborar en documentos con equipos. Brinda a los editores la capacidad de marcar y comentar las ediciones, permite que los equipos discutan el

redacción adecuada de los documentos, y permite que los empleados que completan formularios^{(filling out forms)} hagan preguntas que sus gerentes pueden responder.

Todos estos excelentes usos para el chat de Google Docs solo funcionan bien si las personas que usan el documento entienden cómo funciona el sistema de comentarios.

En este artículo, aprenderá sobre todas las funciones de comentarios y colaboración que están disponibles dentro de Google Docs .

Cómo funcionan los comentarios de Google Docs

Dentro de Google Docs , no solo estás colaborando ciegamente en documentos. De hecho, puede ver a varios usuarios accediendo al documento en tiempo real.

La forma en que esto funciona es que cada vez que otras personas acceden al documento, verá que aparece el ícono de su cuenta de Google en la parte superior de la ventana de Google Docs .

A medida que esos otros usuarios colocan el cursor del mouse dentro del documento, verá que el nombre de su cuenta de Google^{(Google Account)} aparece momentáneamente sobre el cursor.

Esto es útil para ver en qué áreas de un documento están trabajando otros miembros de su equipo. Esto puede ayudar a evitar realizar ediciones conflictivas en el mismo documento.

Si ve a alguien editando incorrectamente una sección de un documento, o haciendo cambios con los que no está de acuerdo, puede agregar un comentario directamente a esa persona.

A la derecha de los íconos de usuario en la parte superior del documento, verá un ícono de una persona hablando dentro de un círculo blanco. Cuando selecciona esto, se abre un área de comentarios generales.

Simplemente escriba su comentario y presione Entrar^(Enter) . Todos los que estén viendo el documento en ese momento podrán ver todos los comentarios en el área general de comentarios.

Sabrá cuándo alguien ha actualizado un nuevo comentario en el área de comentarios por el punto rojo que aparece en la parte superior de este icono.

A medida que cada persona responde, el nuevo comentario aparece debajo del anterior en el hilo de comentarios.

Presione la X a la derecha de los nombres en el cuadro de comentarios, o seleccione el ícono de comentarios para que la ventana de comentarios desaparezca nuevamente.

Creación de un nuevo chat de Google Docs

Para crear un nuevo chat de Google Docs , simplemente resalte cualquier texto en un documento de Google Docs . Cuando haga esto, verá que aparece un pequeño ícono de comentario a la derecha de ese texto resaltado.

Cuando pase el mouse sobre ese ícono, verá el texto «Agregar un comentario».

Cuando seleccione este icono, se abrirá una ventana de comentarios en la que podrá compartir sus opiniones sobre el texto del documento que ha resaltado.

Cuando haya terminado de escribir su comentario, simplemente seleccione el botón Comentar^(Comment) y verá que el cuadro de comentarios cambia a un comentario permanente.

Hay algunas opciones que van junto con comentarios como este.

Gestión de comentarios

Cuando seleccione los tres puntos a la derecha de un comentario, verá tres opciones.

Editar^(Edit) : actualice su comentario o agregue una respuesta si lo prefiere.
Eliminar^(Delete) : elimine el comentario y su resaltado del documento.
Enlace a este comentario^{(Link to this comment)} : obtenga un enlace URL que pueda compartir con las personas si desea que vean este comentario específico.

Los enlaces de comentarios son muy efectivos para ayudar a las personas a encontrar el comentario exacto, especialmente dentro de documentos que tienen una gran cantidad de comentarios.

Puede pegar el enlace en un chat de mensajería instantánea, un SMS móvil o un correo electrónico.

Cuando el destinatario seleccione el enlace, lo llevará directamente al documento donde se insertó el comentario. Pueden responder al comentario o seleccionar Resolver^(Resolve) .

Resolver un comentario hace que desaparezca del hilo de comentarios. Parece que el comentario se eliminó, pero en realidad solo está oculto en el margen derecho.

Si desea ver todos los comentarios que se han publicado en el documento, simplemente seleccione el icono de comentario negro en la parte superior derecha del documento.

Esto le muestra todos los comentarios que se publicaron en el documento junto con toda la siguiente información sobre el comentario.

Fecha^(Date) y hora en que se publicó el comentario.
Todas las respuestas al comentario
Cualquier texto de documento que se seleccionó cuando se hizo el comentario.
Un enlace para reabrir comentarios resueltos
Un enlace para responder a los comentarios.

Seleccione Comentar^(Comment) para agregar nuevos comentarios al hilo de comentarios. Seleccione Notificaciones^{(Notifications)} para cambiar la configuración del correo electrónico para que solo reciba notificaciones cuando alguien responda a sus comentarios, o ninguna notificación.

Edición y resolución de ediciones

El chat de Google Docs^{(Google Docs)} es especialmente útil para hacer sugerencias de edición en un documento sin hacerlas realmente.

De forma predeterminada, Google Docs le permite editar un documento y las ediciones surten efecto de inmediato. Para cambiar el modo de edición a solo cambios sugeridos, seleccione la flecha desplegable a la derecha de la palabra Edición^(Editing) en la parte superior derecha del documento.

Seleccione Sugerencias^(Suggesting) de la lista desplegable.

A medida que realiza ediciones en el documento, el texto del documento se tacha y el texto de reemplazo se muestra junto a él. Cada edición abre un nuevo comentario a la derecha con una descripción de la edición que se realizó.

El propósito de esta función es que un editor final o el escritor original pueda revisar las ediciones y aceptar los cambios individualmente seleccionando la marca de verificación para ese comentario de edición.

Sin embargo, si no desea resolver los comentarios individualmente, existe un truco útil para resolverlos todos a la vez.

Para hacer esto, seleccione el menú Herramientas y seleccione ^(Tools)Revisar ediciones sugeridas^{(Review suggested edits)} .

Esto abrirá una pequeña ventana en la parte superior derecha del documento. Puede seleccionar la flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarse por cada uno de los comentarios de edición en el documento. Puede seleccionar Aceptar^(Accept) o Rechazar^(Reject) las ediciones individuales.

Si desea aceptarlos o rechazarlos todos, seleccione la flecha desplegable en el lado derecho del botón Aceptar^(Accept) o Rechazar^(Reject) .

Puede seleccionar Aceptar todo^{(Accept All)} para aprobar todas las ediciones. Esto actualizará todo el documento utilizando las ediciones sugeridas y resolverá todos los comentarios asociados.

Obtén más información sobre cómo resolver comentarios en Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} .

Comentar ayuda con la colaboración

El uso de un procesador de textos basado en la nube como Google Docs hace que colaborar en documentos^{(collaborating on documents)} sea muy fácil.

El sistema de comentarios está configurado de tal manera que la discusión de los cambios en los documentos entre un equipo es cómoda y sencilla. Una vez que todos se acostumbren a cómo funciona el sistema de chat de Google Docs , descubrirá que su equipo es mucho más eficiente cuando trabaja en documentos juntos.

Google Docs chаt is a very effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editors tо mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor.

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text.

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email.

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

Date and time the comment was posted
All replies to the comment
Any document text that was selected when the comment was made
A link to reopen resolved comments
A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them.

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy.

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together.

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